Låntagare

Skapa låntagare
Allmänt (t ex namn, PIN-kod, personnummer)
Kort & adresser (lånekortsnummer, e-postadresser coh telefonnummer)
Böcker hemma
Reservationer
Skuld
Signaler
Meröppet
Aktuell låntagare

Skapa låntagare

Innan en ny låntagare kan låna och reservera böcker måste personen registreras i systemet. Det görs genom att klicka på Lägg till låntagare som du når genom att klicka på Låntagare eller Utlån i huvudmenyn.

När du klickar på Lägg till låntagare öppnas ett fönster där du kan fylla i alla uppgifter om låntagaren. 

Fyll i de fält du anser vara relevanta för registreringen. Personnummer skrivs in i formen ÅÅMMDDNNNN. Vid inläggning görs en kontroll att det är ett korrekt personnummer. 

När du klickar i fältet för födelsedatum öppnas en kalender i vilken du kan markera aktuellt datum.

Pinkod skrivs in med fyra siffror.

Markera kryssrutan Personuppdatering om du vill att låntagarinformationen ska uppdatera via adressregister.

Om du i stället vill använda annan låntagarimport från t.ex. elevregister, så bockar du i rutan för Låntagarimport. 

Du har möjlighet att ange organisationsnummer i fältet för personnummer. 

För att ange att låntagaren tillhör en viss organisation (t ex ett daghem eller en skola) väljer du detta i listan Organisation.

Fältet för låntagarorganisation används som ett sätt att söka upp låntagaren.

Välj i listrutan Språk det språk som ska användas för meddelanden, t ex reservationsmeddelanden och krav, från biblioteket till låntagaren. Endast svenska och engelska finns som fullständiga alternativ.

När du har registrerat de uppgifter du tycker är relevanta klickar du OK. Nu görs en kontroll om denna låntagare eller en annan låntagare med samma uppgifter finns registrerad sedan tidigare, och om så skulle vara fallet meddelas detta via ett pop up-fönster.

Om det finns koppling till SPAR Online visas en knapp under fältet för personnummer för att hämta uppgifter. Du behöver endast fylla i personnummer och klicka på knappen så hämtas personuppgifterna.

Allmänt

Du kan lägga till, ta bort, ändra eller kontrollera uppgifter på låntagarkontot. För att kunna göra detta måste du först söka upp låntagaren. Sökning av låntagare kan göras direkt från startsidan, Hem genom att scanna låntagarens lånekort eller genom att fylla i låntagarens namn.

Vill du använda dig av fler sökalternativ klickar du på ikonen Låntagare i den översta menyraden. Då får du fram fler inmatningsfält t ex personnummer eller telefonnummer.

Klicka på det inmatningsfält du vill använda och fyll i låntagarinformationen och avsluta inmatningen med Retur eller genom att klicka på Sök.

När du på detta sätt har hittat den sökta låntagaren och klickar på låntagaren i träfflistan öppnas låntagarinformationen i fliken Allmänt. Du kan också komma till Låntagarinformation från flera andra rutiner, t ex genom att klicka på knappen Låntagare i fönstren Utlån och Återlämning.

Fliken Allmänt innehåller allmänna uppgifter om låntagaren och låntagarkontot. Uppgifter om namn, låntagarkategori, PIN-kod med mera är ändringsbara.

Olika lånekort knutna till samma konto har samma PIN-kod.

Fälten för förnamn, efternamn, personnummer och födelsedatum är ändringsbara. Också listrutorna för kön och låntagarorganisation kan ändras. Fältet Anteckningar är för bibliotekets noteringar och visas endast här.

Under fältet för låntagar-id finns ett visningsfält för Externt låntagar-id. Det används för säkrare kommunikation med t.ex. Elib, och kan inte ändras.

Personuppdatering är en kryssruta som anger om låntagaren ska omfattas av SPAR-uppdatering (om biblioteket har detta tilläggsabonnemang) alternativt Navet-uppdatering (också tilläggsabonnemang). Fältet Koder visar den kod som låntagaren senast uppdaterades med.   

Antal lån visar det totala antalet medier som låntagaren lånat sedan låntagarkontot skapades och fältet Antal lån i år visar hur många av dessa som skett i år. Senaste lån anger datum för när det senaste lånet skedde.

I fältet Förvalt hämtställe visas om låntagaren i Arena/BOOK-IT PUB har gjort ett val för standardhämtställe. Här kan personal ange hämtställe vid behov.

Markera kryssrutan Övertidsvarning om du vill att låntagaren ska få ett meddelande en viss tid innan hemlånade medier förfaller. Låntagaren kan själv markera detta i Arena/BOOK-IT PUB (under förutsättning att biblioteket tillåter detta).

Kryssrutan Meröppet. avser en tilläggsmodul utvecklad för det så kallade Meröppna biblioteket, som ger låntagare tillgång till biblioteket utanför ordinarie öppettider.

Kryssrutan Låntagarimport ska markeras om låntagaren ska uppdateras via elevregister (se mer under funktionsbeskrivningen Import låntagare i BOOK-IT hjälpen).

Kryssrutan Acceptera utskick visar om låntagaren har markera detta i Arena/BOOK-IT PUB (under förutsättning att biblioteket tillåter detta).

Du kan också göra inställningar för vilken låntagarkategori låntagaren tillhör, ev. låntagargrupp, eventuella grunddatavariabler för Extra 1 och Extra 2 samt ev. giltighetstid på låntagarkontot.

Välj ev. låntagargrupp.

Du har även möjlighet att knyta låntagaren till ett eller två extrafält.

Under Fryst för inf. fr.o.m. kan man frysa ett låntagarkonto genom att sätta ett datumintervall på låntagaren som förhindrar infångning av reservationer. Låntagaren behåller sin plats i kön och så fort perioden passerats så är reservationen åter igen aktuell för infångning. Låntagaren kan själv frysa sitt konto via Arena och BOOK-IT PUB (under förutsättning att biblioteket tillåter detta).

För att ta bort hela låntagarkontot (och därmed radera låntagar-id:et) klickar du på Ta bort när du står på fliken allmänt. Nu visas en fråga om låntagarkontot ska tas bort även om det finns lån, skulder, meddelanden eller reservationer, och du kan välja att behålla kontot eller ta bort det. Om du svarar Ja så blir lånen återlämnade, exemplaren gallrade, skulderna raderas och reservationerna tas bort. Röd signal eller räkning förhindrar inte borttagning av låntagare, däremot går det inte att ta bort låntagare med inkassoärende förrän detta har avslutats i fönstret Räkningar i BOOK-IT. Låntagare med spärrade kort tas inte bort, ej heller låntagare med fjärrlån. Om låntagaren är aktiverad på annan konto-organisation så tas inte låntagarkontot bort.
Om du svarar Nej på frågan så är det endast om låntagaren inte har lån, skulder, meddelanden eller reservationer som den tas bort.

Kort & adresser

Fliken Kort & adresser innehåller adresser, e-postadresser, telefonnummer samt uppgifter om låntagarens olika kort. Rutinen för att ändra, lägga till eller ta bort uppgifter är likartade för dessa.

Under Kort visas en lista över det eller de lånekort som har registrerats på låntagaren. Varje lånekort visas på en egen rad, med uppgift om det är spärrat samt eventuell giltighetstid.

För att lägga till ett nytt lånekort klickar du på Lägg till kort vilket öppnar en dialogruta där du kan läsa in det nya lånekortet. Ange eventuellt ett sista giltighetsdatum för kortet (skrivs in i formen ÅÅÅÅMMDD eller ÅÅÅÅ-MM-DD). Det finns även plats för en eventuell kommentar. Avsluta med att trycka OK.

För att ändra ett lånekort, t ex spärra det eller ändra giltighetstid, klickar du på önskad rad och gör ändringen och avslutar med OK. Du kan ställa in om kortet används, du kan spärra eller ta bort en spärr på kortet och skriva in eventuell giltighetstid. I fältet Kommentar har du möjlighet att skriva en förklaring till att kortet är spärrat. Observera att det är lånekortet du spärrar på detta sätt, och att det endast är vid utlån med lånekortet som du får information om spärren.

För att ta bort ett lånekort klickar du på Ta bort.

Lånekorten används i BOOK-IT FLEX enbart som ett av många sätt att söka upp låntagaren. Samma låntagare kan ha flera lånekort kopplade till sitt låntagar-id, och det spelar ingen roll vilket av korten som används vid t ex utlån eller reservation. Det går alltså inte att se vilket av korten som använts vid olika tillfällen. Låntagarens olika transaktioner hålls samlade med hjälp av det Låntagarid som visas under fliken Allmänt. Det är ett unikt nummer som låntagaren automatiskt tilldelas vid registreringen.

Detta innebär att en låntagare, som både lånar böcker som "vanlig" låntagare och som t ex lärare, och lånereglerna för dessa båda låntagarkategorier skiljer sig åt, måste ha två konton på biblioteket. Det går inte att koppla ett "lärarlånekort" och ett lånekort för vanlig låntagare till samma låntagarid.

Bibliotekspersonalen kan göra utlån och reservationer o s v för en låntagare utan att hen har ett lånekort. Däremot måste låntagaren naturligtvis vara registrerad i BOOK-IT och kunna sökas fram, t ex med ledning av namn eller personnummer.

Du kan även lägga till ett "lånekort" vars siffror utgörs av låntagarens personnummer. Detta gör det enklare för låntagare att använda självbetjäningsautomater och att logga in i Arena och BOOKIT PUB. Under Administration | Allmänt | Organisationsstrukturer i BOOK-IT kan du markera kryssrutan för Personnummer som lånekort på konto-organisationsnivå för att automatiskt skapa personnummer som lånekortsnummer vid registrering av ny låntagare. Personnummer som kortnummer visas då med tio siffror i en följd.

Du kan ta bort samtliga lånekort på en låntagare även om det återstår lån, skulder eller reservationer. All information finns kvar, eftersom låntagarkontot finns kvar.

För att t ex lägga till en ny adress klickar du på Lägg till adress under Adresser Då öppnas dialogrutan Lägg till adress. Välj adressplats i listrutan och registrera sedan de nya uppgifterna. Avsluta med att trycka OK.

Om en låntagare har flera adresser inlagda måste du bestämma vilken som är aktiv, d v s vilken som ska användas vid utskick av t ex krav eller reservationsmeddelanden,
Det gör du genom att markera adressen som ska vara aktiv och drar markören under Aktiv så att den tänds. Avsluta med att trycka OK.

För att istället ändra en redan inlagd adress markerar du den och gör dina ändringar. Avsluta med att trycka OK.

För att ta bort en adress markerar du den och klickar på Ta bort.

På samma sätt arbetar du även med e-postadresser och telefonnummer, med den skillnaden att dialogrutorna istället heter t ex Lägg till email eller Lägg till telefonnummer.

I fältet för telefonnummer kan du ange om du vill kunna skicka meddelanden, dvs reservationsmeddelande/övertidsvarning/krav via SMS (om ditt bibliotek har köpt denna tilläggsmodul).  Klicka på Lägg till telefonnummer och skriv in mobiltelefonnumret i fältet Telefonnummer. För markören under SMS så att den blir aktiv. 

Böcker hemma 

I fliken Böcker hemma visas en lista över de exemplar som låntagaren har lånat. Varje exemplar visas på en egen rad med uppgift om huvuduppslag, etikettnummer, medietyp, utlåningsdatum, cirkulationsställe, förfallodatum, eventuell kravåtgärd samt en eventuell markering om lånet är ett fjärrlån (eller e-bok om tilläggsmodulen eHub är aktiverad).

Genom att klicka på akuell rad öppnas ett fönster som möjliggör omsättning av exemplaret. I fältet Föreslaget datum visas det datum till vilket exemplaret omsätts om du klickar på Omlån. Vill du ange ett alternativt datum klickar du i fältet och väljer ett datum i den kalender som då öppnas. Avsluta med att klicka på Omlån. 

Reservationer

Fliken Reservationer visar de reservationer som låntagaren har. Varje reservation visas på en egen rad med uppgift om huvuduppslag, eventuellt publikationsnummer, reservationsdatum, infångningsdatum, information om var reservationen är infångad respektive var den ska hämtas, eventuell kommentar samt uppgift om det är ett fjärrlån.      

Klicka på aktuell reservation så öppnas ett fönster med mer information. Här kan du exempelvis ändra hämtställe eller se om det är en grupp- eller seriereservation. Du kan också se könummer och ändra reservationens giltighetsdatum.        

Om det är en s k gruppreservation, där endast en av reservationerna (först inkomna titel) ska falla ut, är det markerad med en bock för Gruppreservation. Samma nummer visas på alla reservationer som ingår i gruppen. Numret tilldelas automatiskt av systemet.
Om det är en s k seriereservation, där reservationerna ska aktiveras i en viss ordning, visas det sammanhållande numret för detta i spalten

Du kan ta bort en reservation genom att markera den och klicka på Ta bort.

Om du vill se katalogposten för en viss reservation klickar du först på raden för aktuell reservation. Sedan klickar du på Katalog. Då öppnas titelns katalogpost.

Skulder

Fliken Skulder redovisar de skulder som låntagaren har. Varje skuld redovisas på en egen rad med uppgift om vilken typ av skuld det är, när den skapades, skuldbeloppet, eventuell delbetalning, resterande skuld samt eventuell kommentar.

Skuldtyperna kan vara reservationsavgift, reservationsavgift fjärrlån, fjärrlåneavgift, meddelandeavgift, övertidsavgift, övertidsavgift på räkning, ersättningsavgift i låntagarskuld samt övrig avgift.

För att betala en skuld klickar du på knappen Betala.

För att delbetala en skuld fyller du i det belopp som ska delbetalas i fältet Delbetalning och klickar sedan på knappen Betala. Då räknas det beloppet av den totala skulden.

Signaler

Fliken Signaler ger information om eventuella skulder, meddelanden eller utskickade krav.

I fältet Meddelanden visas de meddelanden som har lagts in till låntagaren. Det kan t ex handla om att personalen vill meddela låntagaren något, eller att adressen ska kontrolleras. 

I fältet Krav finns en lista över de krav och/eller räkningar som har skickats ut till låntagaren. Detta är endast ett visningsfält och inga ändringar kan göras här. Du får information vilket kravsteg det gäller, kravnummer, huvuduppslag och tidpunkt för utskick. Informationen ligger kvar tills det exemplar kravet gäller har återlämnats. 

Meröppet

Under fliken Meröppet kan du markera den eller de enheter som låntagaren ska ha Meröppet-behörighet till. 

Markera aktuell enhet och klicka på Markera/Avmarkera och avsluta med Spara. Man kan också välja att markera eller avmarkera alla tillgängliga enheter. 

Aktuell låntagare

När du har sökt fram rätt låntagare kan du klicka på häftstiftet i låntagarbilden. Du syns låntagarens namn i den övre menyraden och låntagarinformatinen hämtas in till de övriga delarna av Flex, exempelvis Utlån. 

För att välja bort låntagaren klickar du på låntagarens namn i den övre menyraden.